FINANCIELE ADMINISTRATIE

Uw vereniging is financieel afhankelijk van de inkomsten. De contributie van de leden is hiervan een belangrijk onderdeel en mogelijk heeft uw vereniging ook nog andere inkomsten zoals sponsoring, kantineverkopen, evenementen of andere verkopen. De registratie van deze gegevens is belangrijk voor een correcte en volledige facturatie.

Indien u gebruik maakt van een softwarepakket dan is de registratie van basisgegevens van groot belang. Het gaat om uw ledenadministratie maar ook om de abonnementen, evenementen en overige gegevens. Hieruit volgt de facturatie die daarna uiteraard gecontroleerd dient te worden op volledigheid.

LEDENADMINISTRATIE

Elke vereniging draait om haar leden en hiervoor is een goed functionerende ledenadministratie van essentieel belang. Het opzetten van een ledenadministratie is dan ook maatwerk en afhankelijk van een groot aantal factoren.

Kleine en startende verenigingen beginnen vaak met de registratie in Excel. Dat kan handig en effectief zijn maar er zijn ook beperkingen. Informatie wordt vaak per email gedeeld, gegevens kunnen verdwijnen zonder dat dit wordt opgemerkt, de historie van mutaties wordt niet vastgelegd en dus is een volledige facturatie niet vanzelfsprekend. Een softwarepakket is handig wanneer er sprake is van een groot aantal leden met veel verschillende soorten abonnementen en contributievormen.

De statuten bevatten meestal een definitie van een “lid” en “lidmaatschap” inclusief de rechten en plichten bij het aanmelden en opzeggen, essentieel voor de inrichting van de ledenadministratie.

Het vastleggen van de persoonsgegevens is gebonden aan wetgeving zoals de AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming die sinds 25 mei 2018 van kracht is en ervoor zorgt dat in de hele EU dezelfde privacywetgeving geldt.

De Wet van Dam die per 1 december 2011 is ingegaan regelt het opzeggen van abonnementen. De soepele opzegregels van abonnementen gelden echter niet voor een lidmaatschap van een vereniging. De ledenadministratie moet beveiligd en afgeschermd zijn voor toegang door derden die geen inzage mogen hebben tot de gegevens.

Het is zeer eenvoudig om uw ledenadministratie op te starten of om deze over te zetten vanuit uw huidige pakket of Excel overzicht. Wij zullen uw gegevens gebruiken voor de inrichting van uw gekozen systeem. Ook adviseren wij u graag bij de keuze van uw softwarepakket, de inrichting en tevens kunnen wij uw administratie tot en met de incasso verzorgen.

CONTRIBUTIE

Het uitblijven van betalingen door leden is natuurlijk erg vervelend. Vaak is er weinig reden tot zorg, maar als het niet voldoen van de contributie door uw leden veelvuldig voorkomt is het van belang dit adequaat en snel aan te pakken.

Vaak maken verenigingen gebruik van automatische incasso en in andere gevallen dienen de uitstaande facturen te worden opgevolgd door de vereniging zelf.

Het innen van de uitstaande bedragen is ook een onderdeel van onze dienstverlening. Wij benaderen uw leden op een vriendelijke manier en helpen u graag bij het op tijd innen van de contributie.

OVERIGE DIENSTEN

Totaalvereniging adviseert u ook graag bij andere zaken waar u zelf de tijd niet voor heeft. Denk bijvoorbeeld aan de organisatie van diverse evenementen, trainingen en workshops, verzenden van grote mailingen, etc. Niets is ons te gek. Wij bespreken graag samen met u de mogelijkheden!
Vrijblijvend adviesgesprek